TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Quản lý rủi ro, tăng cường tính hiệu lực

Và gia tăng tính hiệu quả trong quản lý

 

Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là các quy trình, các thủ tục và cách vận hành các quy trình , thủ tục để giúp nhà quản lý:

  • + Quản lý được rủi ro dẫn đến giảm thiểu tối đa các thiệt hại về tài sản và danh tiếng Công ty;
  • + Tăng cường tính hiệu lực trong Công ty. Các văn bản quy định sẽ được nhân viên thực hiện nghiêm túc;
  • + Gia tăng tính hiệu quả của các hoạt động trong Công ty.

1. VẤN ĐỀ CỦA DOANH NGHIỆP

  • + Có cảm giác hoạt động của Công ty thiếu tính hệ thống?
  • + Có cảm giác Công ty không an toàn?
  • + Có cảm giác Công ty đang mất kiểm soát?
  • + Các quy định được ban hành không có hiệu lực?
  • + Không dám và không yên tâm phân quyền, ủy quyền cho người khác?
  • + Nhân viên thực thi nhiệm vụ không đạt yêu cầu?
  • + Việc phê phán và kỷ luật nhân viên luôn bị né tránh?
  • + Công tác kiểm tra, giám sát không được thực hiện thường xuyên?

  Do vậy, nhiều nhà điều hành tiêu tốn nhiều thời gian và công sức nhưng vẫn cảm thấy bất ổn trong quá trình quản lý. Ngược lại, vẫn có nhiều nhà điều hành không cần có mặt thường xuyên tại Công ty nhưng vẫn quản lý và vận hành tốt.

  Có nhiều nguyên nhân để dẫn đến hiện tượng nêu trên. Trong đó, Hệ thống kiểm soát nội bộ của Doanh nghiệp là nguyên nhân chính yếu. yếu tố này góp phần tạo ra sự khác biệt về tính chuyên nghiệp, đảng cấp… của Doanh nghiệp này so với Doanh nghiệp khác.

2. GIẢI PHÁP

  • + Bằng sự hiểu biết sâu sắc và kinh nghiệm thực tiễn, các kiểm toán viên sẽ:

              - Khảo sát môi trường hoạt động thực tế của Doanh nghiệp;

              - Xác định các rủi ro xuất phát từ đặc điểm của môi trường đã khảo sát. Sau đó xác định các rủi ro có ảnh hưởng quan trọng và cấp thiết cần phải xác lập các giải pháp kiểm soát;

              - Tư vấn xây dựng các quy trình, quy định để kiểm soát các rủi ro đã xác định;

              - Tư vấn xây dựng bộ phận giám sát của Doanh nghiệp;

  • + Điều quan trọng là việc nhận dạng  được các đặc điểm môi trường của Doanh nghiệp và xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp

3. LỢI ÍCH CỦA DỊCH VỤ

  • + Giúp nhà quản lý an tâm về hệ thống an ninh;
  • + Giúp các nhà quản lý mạnh dạn phân quyền, ủy quyền để tập trung vào các công việc quan trọng và tăng cường tính chủ động của nhân viên;
  • + Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp trước các sai soát và gian lận có thể xảy ra;
  • + Gia tăng ý thức kiểm soát của tất cả các thành viên trong hệ thống;
  • + Gia tăng tinh hiệu quả;
  • + Gia tăng tính minh bạch của hệ thống;
  • + Giúp doanh nghiệp hoạt động chuyện nghiệp, bền vững.

4. NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN:

a. Giai đoạn 1:

Khảo sát hiện trạng và đề xuất phương án Xây dựng hoặc/và cải tiến Hệ thống KSNB tại Công ty.

Nội dung khảo sát:

  • + Khảo sát Công tác tổ chức nhân sự thực hiện công tác xây dựng Hệ thống KSNB.
  • + Khỏa sát từng yếu tố trong cấu trúc của hệ thống:

              - Môi trường kiểm soát

              - Đánh giá rủi ro

              - Hoạt động kiểm soát (quy chế, quy trình, quy định …)

              - Công tác giám sát

              - Thông tin truyền thông

  • + Ý kiến tư vấn khảo sát:

              - Cơ cấu  tổ chức nhân sự phù hợp để xây dựng và giám sát Hệ thống KSNB của Công ty.

              - Đánh giá đặc thù môi trường kiểm soát của Công ty và đề xuất các yếu tố thuộc  Môi trường kiểm soát cần được cải tiến.

              - Xác lập danh mục các quy chế, quy trình, quy định .. và trình tự triển khai danh mục này.

              - Chức năng tự Giám sát Hệ thống và chức năng Giám sát độc lập cho toàn hệ thống.

              - Các yếu tố thuộc Thông tin – truyền thông cần được triển khai phù hợp trong quá trình xây dựng hệ thống.

b. Giai đoạn 2:

Giai đoạn Xây dựng hệ thống, Triển khai vận hành  hệ thống.

  • + Triển khai xây dựng, chỉnh sữa, bổ sung các qui chế, qui trình, qui định … chính yếu theo danh mục tuân thủ theo chuẩn thực hành tốt nhất giúp Công ty hoạt động hiệu quả, giảm thiểu rủi ro.
  • + Đào tạo, hướng dẫn bộ [hận kiểm soát nội bộ hoạt đông hữu hiệu.
  • + Kết quả đạt được:

              - Các quy chế, quy trình, quy định … chính yếu thuộc danh mục được xây dựng, bổ sung, điều chỉnh.

              - Các bộ phận có liên quan thông qua đào tạo, hướng dẫn sẽ đủ năng lực cần thiết để tự vận hành các quy trình, quy định theo trình tư và giải quyết các vướng mắc trong quá trình triển khai.

c. Giai đoạn 3:

Giai đoạn giám sát hệ thống

  • + Thực hiên công tác giám sát hệ thống kết hợp theo định kỳ và đột xuất
  • + Kết quả đạt được:

              - Các báo cáo kiểm tra thường xuyên và đột xuất nhìn từ bên trong và bên ngoài đối với hệ thống mang đặc tính HIỂU RÕ NỘI BỘ đồng thời đảm bảo tình ĐỘC LẬP, KHÁCH QUAN.

              - Các đề xuất CẢI TIẾN các quy chế, quy trình phù hợp với sự phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh.

5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ

Bước 1: Giao tiếp, trao đổi với khách hàng

  • + Thu thập thông tin khái quát về khách hàng
  • + Gặp gỡ trực tiếp, thảo luận với người quản lý những vấn đề cơ bản của dịch vụ

Bước 2: Ký kết hợp đồng với khách hàng

  • + Trao đổi, thảo luận các điều kiện của Hợp đồng
  • + Ký Hợp đồng

Bước 3: Khảo sát môi trường khảo sát

  • + Trao đổi, phỏng vấn các nhân sự điều hành chủ chốt
  • + Thu thập thông tin
  • + Lập báo cáo mô tả tổng thể môi trường kiểm soát.

Bước 4: Đánh giá rủi ro

  • + Trao đổi với các nhân sự chủ chốt về rủi ro
  • + Xác lập danh mục các rủi ro cần quản lý

Bước 5: Tổ chức các hoạt động kiểm soát

  • + Xác lập các danh mục hướng dẫn, quy định, quy trình cần xây dựng phù hợp với các rủi ro cần kiểm soát.
  • + Lập, trình phê duyệt, ban hành
  • + Tổ chức triển khai thực hiện các hướng dẫn, quy định, quy trình.

Bước 6: Giám sát

  • + Kiểm tra, giám sát định kỳ
  • + Kiểm tra, giám sát đột xuất
  • + Đánh giá, đề xuất các biện pháp xử lý cho Ban điều hành

Bước 7: Thông tin và truyền thông

  • + Là quá trình thực hiện xuyên suốt, bao gồm:
  • + Cam kết của lãnh đạo
  • + Các văn bản, các cuộc họp thông báo và yêu cầu nhân viên tham gia và chấp hành.
  • + Các chính sách khen thưởng, phạt khi tham gia (nếu có).
  • + Các báo cáo phản hồi, sơ kết; khen thưởng, trách phạt trong quá trình triển khai các giai đoạn.

Bước 8: Sơ kết, tổng kết dịch vụ

  • + Lập các báo cáo thực hiện dịch vụ.
  • + Thanh lý Hợp đồng tư vấn xây dựng.
  • + Chuyển sang Hợp đồng “Giám sát hệ thống” nếu khách hàng có nhu cầu.